Nie każdy o tym wspomina, ale wdrożenie KSeF bardzo szybko pokazuje, w jakim stanie są procesy w firmie. Sam system nie jest ani skomplikowany, ani złożony. Problem pojawia się wtedy, gdy próbujemy go „dopasować” do sposobu pracy, który już wcześniej funkcjonował na granicy wydolności.
Miałem sytuację u klienta, który był pewny, że wszystko ma pod kontrolą. Faktury były „przetwarzane na czas”, zespół ogarnięty, zero problemów. Dopiero kiedy rozłożyliśmy na czynniki pierwsze proces krok po kroku, okazało się, że część dokumentów była księgowana z opóźnieniem, a część… po prostu zalegała, aż ktoś się nimi zajmie. Tylko nikt tego wcześniej nie mierzył.
I to jest moment, w którym KSeF robi zamieszanie. Bo nagle nie da się już działać „bez kontroli”.
Zamiast dokładać kolejną warstwę nieuporządkowania, lepiej zrobić krok w tył i zobaczyć, jak faktycznie funkcjonuje obieg faktury. Gdzie trafia? Kto ją rusza? Ile razy ktoś wprowadza informacje ręcznie? W większości przypadków wychodzi na jaw, że problemem nie jest brak systemu, tylko zbyt duża ilość ręcznej pracy.
Dopiero wtedy ma sens wdrożenie czegoś takiego jak Automatyzacja faktur ksef.System importuje dokumenty bezpośrednio, rozpoznaje dane i przekazuje je dalej bez udziału kilku osób po drodze. Niby nic wielkiego, ale w praktyce usuwa największe wąskie gardło.
Żeby było jasne – to nie jest tak, że wszystko nagle działa idealnie. Na początku zawsze występuje opór. Ktoś musi przekształcić sposób pracy, ktoś musi się nauczyć nowego podejścia. Ale to mija szybciej, niż się zakłada.
Jeśli ktoś chce uznać KSeF tylko jako obowiązek, to da się to zrobić – szybko, minimalnym kosztem i bez większych zmian. Tylko wtedy zostaje się z tym samym problemem, tylko w nowej wersji.
Natomiast firmy, które traktują ten moment, żeby usprawnić procesy, bardzo szybko widzą różnicę. Mniej ręcznej roboty, mniej frustracji i w końcu realna kontrola nad tym, co zachodzi z fakturami.
